Kui töö pole teile määratud, hankige see, kui teil pole tähtaega. Tundub, et olete toetavas rollis ja võite toetada paljusid teisi ettevõtte inimesi. Igale teie ülesandele tuleks määrata tähtaeg. Kui teile määratakse töö, millel pole tähtaega, peate seda küsima.

Ma sõnastaksin taotluse sarnaselt järgmisele:

Mida on viimane kuupäev, millal ma saan selle teha ja kas olete ikka oma ajakava täitnud?

Oma vajaduse selline sõnastamine näitab, et hoolite abistatavast projektist, mida toetate, nende vajaduste rahuldamiseks , kuid hakkab ka näitama, et teil on muid töid koos muude tähtaegadega.

Kui peate enne projekti töötajate ülevõtmist toetama mingisugust tööd, peaks projektijuht suutma välja mõelda, mida kuupäev on viimane kuupäev, millal saate graafiku viivituste vältimiseks oma töö projektimeeskonna kellelegi üle anda.

Samuti kaaluksin teie juhi kaasamist protsessi sujuvamaks muutmiseks, eriti kui olete sageli antud ülesandeid tähtaegadeta või põhjendamatute tähtaegadega. Igal IT-osakonna taotlusel peaks olema seotud "täielik hiljemalt" kuupäev. Teie osakonnale päringuid esitavatel inimestel peaks olema ka arusaam sellest, kui kaua teil tööde tegemine võtab - taotluse ja kuupäeva vahe ei tohiks olla lühem kui minimaalne ülesande täitmise aeg . Iga teie tuge vajav projekt peab mõistma, et toetate mitut projekti ja peate nende vajadustest võimalikult varakult teavitama, et vajalikku aega ja ressursse saaks tõhusalt ajastada.

Ma võin eksida, kuid mulle tundub, et teil on mitu peaministrit, kes annavad teile tööd - sellisel juhul ei peaks ma arvama, et peaksite küsima, mis tähtaeg üldse on, arvan, et peaksite suunama oma kliendid oma otsesele juhile, kelle ülesandeks on kogu teie töö prioriseerimine (ja tähtaegade määramine).

Mitme inimese "tähtaegade" saamise probleem on see, et iga inimene usub alati 100% et nende taotlus on olulisem kui kõigil teistel ning nad ei tea ega hooli sellest, et saate päringuid korraga neljalt või viielt teiselt inimeselt. Nii et teil on üks inimene, kes kõik taotlused läbib, ja see üksik inimene vajab piisavalt tõmmet, et oleks võimalik seada ühe isiku taotlus tähtsuse järjekorda kõigi teiste ees.

Vaadake ka selle lõime vastust: " projektijuhtidele ei öelda? ".

Teised on seda juba maininud, pole põhjust karta ülesande prioriteedi küsimist. Kuid on veel üks kaalutlus, mis näib vastustest libisevat:

Enne tähtaja kokku leppimist peaksite ülesande hindama .
Kuna mis tahes ülesanne on vastastikusel kokkuleppel, ei tohiks te ühtegi tähtaega pimesi aktsepteerida. Selle asemel

1. proovige hinnata ülesannet ja leida, milliseid ressursse (sh aega) selle täitmiseks vajate;
2. kuigi hinnang peaks olema tavaliselt esmatähtis ülesanne, peaks see siiski mitte katkestada teisi ülesandeid. Kui see nii on, siis tehke hinnang eraldi ülesandeks ja pidage selle üle läbirääkimisi ;
3. kui ülesanne on jagatav, ärge ignoreerige seda fakti, kuna osade analüüsimine parandaks teie hinnangu täpsust ;
4. kui hinnang on valmis, paku välja muudes vastustes toodud lahendused;
5. kui antud ülesanne nõuab teiste teile varem määratud ülesannete edasilükkamist, ärge unustage pidage selle asja üle läbirääkimisi nendega, kes ootavad teie tulemusi muude ülesannete jaoks, kuna nad ei pruugi olla õnnelikud, kui teate, et olete hiljaks jäänud.

Sa ei püüa aru saada, kui tähtaeg on, vaid lihtsalt küsid. Kõik teie spekulatsioonid on tõenäoliselt valed ja isegi kui saate selle korraks õigeks, pole tähtajad tegelikult midagi, mille üle peaksite spekuleerima.

Küsige lihtsalt. Kui vastus on "tee seda võimalikult kiiresti", siis tee seda nii kiiresti kui võimalik.

Tähtajad ja ASAP pole planeerimisvahendina eriti kasulikud: Tähtaja kehtestamine tähendab millegi muu kompromiteerimist. Otsus peab sisaldama arusaama sellest, milliseid kompromisse on kaasatud.

Sageli olete teie kõige paremas olukorras, et hinnata kogu teile kättesaadava töö suhtelist kiireloomulisust, kuid see on teie ülemuse kõne, kuidas te oma tööd prioriteediks seate. Annate oma ülemusele teabe:

Ülesanne A on oluline, kuid see võtab kaua aega; Ma peaksin tegema 20% ajast 80% sellest, siis minema edasi.

Ülesanne B pole nii oluline, kuid on tõesti kiire; Ma peaksin selle kõigepealt ära tegema.

Siis on teie ülemuse ülesanne teid korrigeerida, lähtudes ettevõtte vajadustest laiemalt:

Jah, tehke kõigepealt ülesanne B, kuid seejärel liikuge kogu ülesande A juurde, kuigi see võtab palju aega.

Kuid juhul, kui te küsite, tundub, et teie olete ei tea, kuidas seda tööd tähtsuse järjekorda seada, nii et küsite:

Ma arvan, et ülesanne A võtab nii kaua aega, kuid ma pole kindel, kuidas peaksin seda ülesande B, C suhtes tähtsustama ja D. Mida arvate?

Teil ei tohiks olla kohustuslikku kuupäeva küsida - kogute lihtsalt teavet, et oma kliente paremini teenindada.

Peate olema ettevaatlik nõustudes kuupäev ja te ei saa seda teha enne, kui teate -

1. kui kaua töö aega võtab, ja
2. millal see aeg vaba on.

Kui need kaks andmebitti on käes, saate kindlalt kindla kuupäeva siduda.

Nii et kui te küsite kui klient seda soovib, siis kas kogute lihtsalt teavet ja ei võta endale mingit kohustust (tehke see selgeks) või saate kliendile öelda, kas saate kuupäeva täita või mitte.

Kui te ei saa ausalt pühenduda kliendi soovitud kuupäevale, siis peavad toimuma läbirääkimised selle üle, milliseid ülesandeid millal teete. Kes seda teeb, peab ta aru saama üldistest prioriteetidest.

Vabandust, aga ma arvan, et kõige parem on küsida, kui see on nõutav, selle asemel, et küsida „viimast kuupäeva, millal seda vajate” või mida iganes . Ole lihtsalt sirge ja avatud.

Olen pidanud suhtlema juhtidega, kes kõlavad nagu kliendid, kellega näiliselt tegelete. Olen kindel, et saan neilt kolm asja:

• mis tähtaeg sellel on?
• mis on minu edastatav?
• milliseid ülesandeid peaks Ma lasen selle teoks teha?

Viimane võib juhtuda teie otsesel juhil, kuid kõik kolm on olulised. Enamik juhte / kliente eeldab, et kõik piletid on olulised, kuni nad on sunnitud ülesande kõiki kolme aspekti kaaluma.

Esimese kohta on lihtne olla pilkamatu ('Eile!'), kuid teine ​​ja kolmas sunnivad neid oma teemat sõnastama ja oma kallid tapma. Rohkem kui üks kord on mulle määratud pilet kõrgeima prioriteediga, kuid see tõmmati pärast seda, kui juht taipas, et nad ei teadnud, mida nad tegelikult tahavad, või et nad ei olnud nõus selle pileti saamiseks teise pileti kallal tööd lõpetama juhtuma.

Kuidas te sellega tegelete, oleks pidanud teie juhendaja tegelema, sest ma kahtlen, kas ta soovib olla kaasatud iga teile antud ülesande kavandamisse.

Hinnake, kui kaua see teil aega võtab. täita praeguse töökoormuse kontekstis. Esitage see kuupäev taotlejale. Te saate kas kinnituse või uue taotluse varasema kuupäeva saamiseks (võimalik, et põhjuseta või ilma.)

Teil peaks olema oma immeidate juhendajaga mingisugune kokkulepe, kuidas oma tööd prioriseerida. See ei pruugi olla ametlikult dokumenteeritud protsess, vaid just see, mille olete aja jooksul üles korjanud. See võib varieeruda vastavalt sellele, kes / milline osakond päringu esitas, projekti, aastaaja jne. Selle aluseks võite olla ainult teie käsutuses olevad andmed ja see, kuidas teie näete selle mudeli jaoks sobivat. Võimalik, et peate oma ajaprognoosi varundamiseks saama loa mõnelt teiselt taotlejalt.

Vältige muljet, et lükkate kõik tagasi ja midagi ei tehta õigeaegselt, või vältige teatud tüüpi ülesandeid.